Salah satu fitur yang paling menghemat biaya dari sistem penjadwalan janji temu online untuk klinik adalah pengingat janji temu prabayar. Teknologi ini memungkinkan pasien untuk melakukan pembayaran kartu kredit sebagian atau penuh untuk tagihan konsultasi saat dia mendapat peringatan tentang pertemuan terjadwal yang akan datang. Praktik klinis dapat menghemat biaya operasional dengan layanan ini karena layanan ini dapat menagih pasien meskipun tidak hadir.
1. Aktivasi
Layanan pengingat janji temu prabayar biasanya disertakan dalam paket penjadwal janji temu online akunbet. Dokter dapat mengaktifkan layanan kapan saja dan tanpa biaya tambahan dan, pada gilirannya, tidak perlu membebankan biaya kepada pasien mereka untuk fitur tersebut.
2. Organisasi Data
Janji yang telah disimpan oleh dokter atau staf administrasi dapat dengan mudah diunggah dalam program. Format file Microsoft Excel atau CSV seringkali kompatibel dengan perangkat lunak penjadwalan janji temu. Program lain menawarkan untuk mengonversi format file pdf dan txt untuk membantu dokter menyalin janji temu mereka secara gratis. Ini mungkin melibatkan penambahan parser, suatu bentuk penerjemah data komputer. Fitur pengingat janji temu prabayar biasanya membatalkan janji temu yang tercatat memiliki tanggal lama atau identik dengan entri lainnya.
3. Catatan dan Opsi Pembayaran
Solusi janji temu online secara otomatis menyimpan informasi pembayaran yang dilakukan oleh pasien. Dokter dapat melihat ini serta catatan panggilan, yang diperbarui secara real time. Program ini juga mencatat sisa saldo atau biaya yang belum ditagih. Pasien yang membatalkan janji temu mereka selama pengingat panggilan dikembalikan untuk pembayaran di muka mereka. Sebagian besar layanan pengingat janji temu prabayar juga dapat dihubungkan ke PayPal dan pemroses pembayaran pihak ketiga serupa sehingga pasien dapat melakukan pembayaran online atau mentransfer uang melalui perbankan online sebelum janji temu.
4. Teknologi Pengambilan Tanda Tangan
Untuk pembayaran lanjutan yang memerlukan tanda tangan dari dokter dan pasien, pengambilan tanda tangan elektronik dapat membantu menyelesaikan transaksi. Pengambilan tanda tangan saat ini tersedia di smartphone termasuk iPhone dan Android serta PC tablet seperti iPad. Teknologi ini sesuai dengan peraturan keamanan catatan elektronik yang ditetapkan oleh Amerika Serikat berdasarkan Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan, serta Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi dan Dokumen Elektronik di Kanada.
5. Pembayaran di muka untuk Layanan SMS
Meskipun istilah “prabayar” terutama menunjukkan pembayaran dari pelanggan, program pengingat janji temu prabayar juga menawarkan opsi kepada dokter untuk membeli jumlah kredit panggilan yang mereka inginkan untuk sistem di muka. Mereka dapat menggunakan kartu kredit atau akun PayPal untuk transaksi ini.
6. Penerusan Panggilan
Untuk meningkatkan layanan pelanggan, pasien yang lebih memilih untuk melakukan pembayaran di muka setelah membuat janji dapat ditransfer oleh sistem telepon otomatis ke saluran telepon staf klinis atau perwakilan layanan pelanggan pihak ketiga. Meskipun pilihan ini menentang keuntungan dari pengurangan tanggung jawab staf, kemungkinan akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pengingat janji temu prabayar dapat membantu mengurangi beban pasien dengan mengurus tagihan medis di muka. Berkenaan dengan praktik klinis, transaksi prabayar ini dapat mengurangi dokumen dan tanggung jawab staf dengan memperbarui dan mengatur file pasien dan riwayat pembayaran secara otomatis. Mereka juga dapat menurunkan risiko ketidakhadiran di menit-menit terakhir, yang berarti kerugian bisnis karena slot janji temu yang tidak terpenuhi dapat digunakan untuk mengakomodasi pasien lain.